Inclusive Solutions biedt praktische en concrete oplossingen voor data, analytics en procesautomatisering. Wij helpen organisaties om data betrouwbaar te maken, systemen beheersbaar te houden en informatie effectief te benutten voor betere besluitvorming.

"We hebben een BI-omgeving, maar de business weet niet wat erin zit — en het BI-team weet niet wat de business nodig heeft"

Bij veel woningcorporaties is de BI-omgeving in de loop der jaren organisch gegroeid. Rapporten en dashboards zijn er, maar de business vindt er niet altijd wat ze zoekt. Informatievragen kennen een doorlooptijd van weken. Het BI-team werkt hard, maar het is niet altijd duidelijk voor wie en waarvoor. Iedereen ziet dat het beter kan, maar niemand weet precies waar te beginnen.

Voordat u investeert in nieuwe tooling, extra capaciteit of een andere architectuur, is het essentieel om eerst de huidige situatie volledig en onbevooroordeeld in kaart te brengen. Dat is precies wat een nulmeting doet.

Wat is een nulmeting BI-omgeving?

Een nulmeting — ook wel een as-is analyse of current state assessment — brengt de huidige situatie systematisch en feitelijk in kaart, zonder vooraf te sturen op uitkomsten. Het is geen audit en geen oordeel: het is een startpunt voor verbetering. De uitkomsten vormen de basis voor aanbevelingen die breed worden gedragen, omdat ze zijn gebaseerd op wat alle betrokkenen zelf hebben aangegeven.

Wij voeren de nulmeting uit in vier fasen van vier weken. In de eerste week bereiden we de aanpak voor en verzamelen we bestaande documentatie. Vervolgens voeren we gestructureerde gesprekken met alle relevante stakeholdergroepen: backend BI-engineers, Power BI-rapportbouwers, business-analisten en eindgebruikers in de business. Elke groep krijgt een eigen vraagstelling die aansluit op zijn rol en perspectief. In de derde fase brengen we alle bevindingen samen en zoeken we naar patronen, tegenstrijdigheden en gedeelde pijnpunten — zowel technisch als organisatorisch. De nulmeting wordt afgesloten met een helder rapport en een presentatie voor het management.

Wat levert het op?

De nulmeting geeft een 360°-beeld van uw BI-omgeving op vier vlakken: hoe de BI-processen nu feitelijk verlopen van dataopslag tot opgeleverd rapport, hoe de technische architectuur is ingericht en welke keuzes daarin zijn gemaakt, wat de business daadwerkelijk nodig heeft aan informatie en waar die behoefte nu niet wordt ingevuld, en hoe de samenwerking tussen teams verloopt en of organisatorische of culturele factoren de doorlooptijd en kwaliteit beïnvloeden.

Het eindresultaat is een aanbevelingenrapport met een concrete roadmap. Voor het management biedt dit een gefundeerde basis voor investeringsbeslissingen. Voor het BI-team geeft het objectieve feedback op de impact van gemaakte keuzes. Voor de business biedt het eindelijk ruimte om de informatiebehoefte volledig te articuleren. En voor iedereen creëert het een gedeeld referentiepunt — een gemeenschappelijke taal over de huidige situatie.

Waarom nu?

Een nulmeting is het meest effectief voordat nieuwe investeringen worden gedaan. Het voorkomt dat oplossingen worden gekozen voor problemen die nog niet goed zijn begrepen, en vergroot het draagvlak voor verandering. Bovendien maakt het mogelijk om verbeteringen later objectief te meten: u weet immers waar u vandaan komt.

"Onze data zit verspreid over meerdere systemen en we willen één centrale bron"

"Wij twijfelen aan de datakwaliteit - cijfers verschillen per rapport"

"Wij willen betere stuurinformatie voor vastgoed, onderhoud en verhuur"

"Ons dataplatform werkt prima, maar we hebben we weinig capaciteit voor beheer"

"Wij werken dagelijks met persoonsgegevens — maar hebben we die eigenlijk voldoende onder controle?"

Woningcorporaties verwerken continu persoonsgegevens: in huurcontracten, sociale dossiers, HR-documenten, e-mails en correspondentie. De AVG verplicht corporaties om die gegevens aantoonbaar te beschermen, niet langer te bewaren dan noodzakelijk, en op verzoek te kunnen inzien of verwijderen. In de praktijk zit het grootste deel van die data echter in ongestructureerde documenten — verspreid over het DMS, SharePoint, OneDrive en e-mail — en is zonder geautomatiseerde tooling nauwelijks te controleren of te beheersen. Incidenten, inzageverzoeken of een AVG-audit maken dan zichtbaar wat eerder onzichtbaar was.

AIDA: geautomatiseerd scannen, lakken en opschonen

Met de AIDA AVG-module helpen wij corporaties hun documentenarchief structureel AVG-compliant te maken en te houden. AIDA scant, detecteert en schoont persoonsgegevens in zowel gestructureerde als ongestructureerde data — volledig geautomatiseerd, met een nauwkeurigheid van meer dan 98%.

AIDA herkent onder meer BSN-nummers (inclusief handgeschreven en via OCR in afbeeldingen), namen, geboortedata en adressen, IBAN-nummers en inkomensinformatie, identiteitsbewijzen en bijzondere persoonsgegevens zoals gezondheidsgegevens of strafverleden. Het systeem is specifiek getraind op de context van woningcorporaties, waardoor het onderscheid maakt tussen bijvoorbeeld een perceelnummer en een BSN. Daarmee blijft het aantal fout-positieven minimaal.

Gevonden resultaten worden door ons handmatig gevalideerd voordat er iets wordt aangepast. Na goedkeuring worden persoonsgegevens gelakt, gepseudonimiseerd of vervangen door een placeholder — en worden de geschoonde documenten teruggeplaatst in de originele bronlocatie. Via een Power BI-rapportagemodule houdt u doorlopend inzicht in de stand van uw AVG-compliance.

De aanpak omvat een volledige initiële opschoning van uw DMS, SharePoint en OneDrive, gevolgd door dagelijkse incrementele scans zodat ook nieuwe documenten continu worden bewaakt. Zo is AVG-compliance niet een eenmalige inspanning, maar een geborgd en aantoonbaar proces.

Bewezen in de sector

AIDA is inmiddels ingezet bij meer dan 30 woningcorporaties. Binnen 48 tot 72 uur worden meer dan een miljoen documenten gescand. Meer dan 80% van alle persoonsgegevens in de sector zit in ongestructureerde data — precies het domein waar AIDA het verschil maakt.

Combinatie met Microsoft Purview

Werkt uw corporatie al met Microsoft Purview, of overweegt u dat? AIDA en Purview vullen elkaar aan. Purview classificeert en bewaakt documenten binnen de Microsoft 365-omgeving; AIDA voegt daar gerichte redactie en opschoning aan toe, ook buiten de Microsoft-omgeving. De combinatie levert een volledig sluitende AVG-aanpak.

"Wij stappen over naar een nieuw ERP-systeem en willen zeker weten dat data correct en volledig overgaat"

Onze aanpak: gestructureerd en herhaalbaar

Wij hanteren een beproefde aanpak die aansluit op de standaard onboardingmethodieken van de grote ERP-leveranciers in de corporatiesector. Het conversietraject doorloopt vaste stappen: van het inrichten van een datalake en het extraheren van ruwe brondata, via mapping en translatie naar het doelsysteem, tot validatie en definitieve conversie. De conversie wordt altijd meerdere keren doorlopen — als proefconversie, acceptatieconversie en definitieve conversie — zodat elk knelpunt tijdig wordt gesignaleerd en opgelost.

Datakwaliteit staat daarbij centraal. Elk record wordt beoordeeld op consistentie en volledigheid. Denk aan ontbrekende of verouderde NAW-gegevens, huurcontracten met niet-aansluitende begin- en einddatums, adressen die niet overeenkomen met de BAG-registratie of niet gevulde streefhuurpercentages. Data die niet voldoet, gaat niet mee — maar wordt teruggelegd met concrete acties om de kwaliteit alsnog op het gewenste niveau te brengen.

IncluSight Explorer: historische data blijft beschikbaar en inzichtelijk

Een migratie betekent niet dat historische data uit het zicht verdwijnt. Met de IncluSight Explorer — een op Power BI-gebaseerde oplossing die standaard onderdeel is van ons conversietraject — blijft historische data ook na livegang van het nieuwe systeem volledig beschikbaar en doorzoekbaar.

De IncluSight Explorer biedt onder meer:

• Data lineage — voor elke entiteit in de nieuwe omgeving is traceerbaar uit welke brongegevens deze is opgebouwd, inclusief volledige herkomstregistratie per record.
• Analyse op peildatum — terugkijken naar de situatie op een specifiek moment in de tijd, essentieel voor historische verantwoording en vergelijkingen.
• Datakwaliteitsanalyse — fouten en inconsistenties worden zichtbaar gemaakt vóórdat ze in het nieuwe systeem terechtkomen, en ook erna blijft de kwaliteitsstatus inzichtelijk.
• Migratie-voortgangsmonitor — een real-time dashboard dat toont welk percentage van de data is gevalideerd, geconverteerd en goedgekeurd, zodat projectteam en stuurgroep grip houden op de voortgang.
• Afwijkingsrapportage oud versus nieuw — na go-live een directe vergelijking tussen de oude en nieuwe omgeving op saldo's, tellingen en integriteitscontroles.
• Managementrapportages op historische data — stuurinformatie op het historische databestand blijft beschikbaar, zodat trends en vergelijkingen niet verloren gaan.
• Drill-through van aggregaat naar detail — doorklikken van complexniveau naar VHE, van VHE naar contract, van contract naar huurder.
• Accountantsrapportages — saldovergelijkingen, aantalscontroles en data lineage per entiteit, waarmee de accountant zelfstandig de juistheid en volledigheid van de conversie kan vaststellen. Dit versnelt het accountantsonderzoek en verlaagt het risico op bevindingen bij de jaarrekeningcontrole.
• AVG- en bewaarplichtanalyse — inzicht in welke data binnen wettelijke bewaartermijnen valt en wat geschoond mag of moet worden op basis van de AVG.

"Wij willen zeker weten dat onze applicaties blijven werken na updates en wijzigingen"

"Onze medewerkers besteden te veel tijd aan handmatige administratieve werkzaamheden"